1. 질의요지

가. 조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서가 「도시 및 주거환경정비법」 제81조제1항에 따른 공개대상인지?

나. 만약 위 서면결의서가 공개대상일 경우, 서면결의서를 제출한 조합원의 동의 없이도 공개가 가능한 것인지?

다. 「도시 및 주거환경정비법 시행규칙」 제22조제2항에 따르면 법 제81조제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 하는데, 위 서면 또는 전자문서에 사용목적이 기재되지 않은 경우 사업시행자 등은 열람·등사 요청에 응하지 않아도 되는지?

2. 회답

가. 질의 가에 대하여

조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서는 「도시 및 주거환경정비법」 제81조제1항에 따른 공개대상으로 보아야 할 것입니다.

나. 질의 나에 대하여

서면결의서를 제출한 조합원의 동의가 없더라도 서면결의서의 공개는 가능하다고 할 것입니다.

다. 질의 다에 대하여

「도시 및 주거환경정비법 시행규칙」 제22조제2항에 따르면 법 제81조제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 하는데, 위 서면 또는 전자문서에 사용목적이 기재되지 않은 경우 사업시행자 등은 열람·등사 요청에 응하지 않아도 된다고 할 것입니다.

3. 이유

가. 질의 가에 대하여

「도시 및 주거환경정비법」(이하 “도시정비법”이라 함) 제81조제1항 전단에서는 추진위원회위원장 또는 사업시행자(조합의 경우 조합임원, 도시환경정비사업을 토지등소유자가 단독으로 시행하는 경우 그 대표자를 말함)는 정비사업시행에 관하여 다음 각 호의 서류 및 관련 자료를 조합원·토지등소유자 또는 세입자가 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 병행하여 공개하여야 하며, 조합원 또는 토지등소유자의 열람·등사 요청이 있는 경우 즉시 이에 응하여야 한다고 규정하면서 제3호에서 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록을 규정하고 있습니다.

위 규정의 문언에 따르면 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록은 공개대상인 서류에 해당한다고 할 것인데, 의사록의 의미에 관해서는 도시정비법에 명확하게 규정되어 있지 않으나, 일반적으로 의사록이라 함은 회의가 진행되는 과정 및 결과, 참석자들의 안건에 대한 의사 등을 기록한 것이라 할 것입니다.

한편, 서면결의서라 함은 총회 등에서 조합원 등이 의결권을 행사함에 있어 불가피한 사유로 직접 참석하기 곤란한 경우, 안건에 대한 의사를 서면으로 표시한 것인 점을 고려하면, 서면결의서는 의사록의 일부 또는 적어도 의사록과 관련된 자료라고 볼 수 있을 것입니다.

특히, 도시정비법 제81조제1항에서 의사록 및 관련자료를 공개하도록 한 것은 정비사업 시행과정의 투명성을 제고하고, 조합원 등의 알권리를 보호하기 위한 것이므로, 이러한 취지에 비추어 볼 때 정비사업시행을 위한 주요한 결정이 이루어지는 창립총회, 조합총회, 조합의 이사회·대의원회의 의사결정과정은 공개되어야 할 것이고, 이러한 의사결정과정에 있어서의 핵심은 조합원 등의 안건에 대한 찬·반 의사표시라고 할 것인바, 그렇다면 조합원 등의 의사표시가 기재된 서면결의서도 공개대상서류로 보아야 할 것입니다.

따라서, 조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서는 도시 정비법 제81조제1항에 따른 공개대상으로 보아야 할 것입니다.

나. 질의 나에 대하여

도시정비법 제81조제1항 전단 및 제3호에 따르면 정비사업의 시행에 관한 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록 및 관련 자료를 공개하도록 하고 있을 뿐, 위 자료를 공개하는 경우 조합원 등의 동의를 받을 것을 요구하고 있지 않습니다.

또한, 서면결의서에는 이를 제출한 조합원 등의 신상 정보가 기재되어 있으나, 도시정비법 제81조제3항에 따라 공개 및 공람의 적용범위·절차 등에 관하여 필요한 사항을 정한 같은 법 시행규칙 제22조제1항에서는 법 제81조제3항에 따라 같은 조 제1항 및 영 제70조의 공개 대상 서류 및 관련 자료는 개인의 신상정보를 보호하기 위하여 이름, 주민등록번호 및 주소를 제외하고 공개하도록 하고 있으므로, 공개되는 서면결의서는 안건에 대한 찬반의 의사표시만이 기재되어 있을 뿐 특정인을 식별할 수 있는 개인 정보가 포함되어 있지 아니하므로, 공개되는 서면결의서가 개인정보로서의 성격이 있음을 전제로 하여 이를 제출한 조합원 등의 동의가 필요하다고 볼 수는 없습니다.

따라서, 서면결의서를 제출한 조합원의 동의가 없더라도 서면결의서의 공개는 가능하다고 할 것입니다.

다. 질의 다에 대하여

도시정비법 제81조제3항에 따라 공개 및 공람의 적용범위·절차 등에 관하여 필요한 사항을 정한 같은 법 시행규칙 제22조제2항에 따르면 법 제81조제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 한다고 규정하고 있으므로, 공개요청을 위한 서면등에는 사용목적 등을 기재하여야 할 것이고, 사용목적을 기재하지 아니한 경우에는 적법한 공개요청이라 할 수 없어 사업시행자등이 이에 응할 의무는 없다고 보아야 할 것입니다.

특히, 조합원 등의 열람·등사요청권의 남용을 방지하기 위하여 사용목적을 기재하도록 한 취지, 도시정비법에서 사용목적을 기재하라고 하였을 뿐 사용목적이나 요청횟수에 특별한 제한을 하고 있지 아니한 점 등을 고려하더라도, 사용목적을 기재하지 않는 경우에는 요청된 자료를 공개하지 않아도 된다고 할 것입니다.

따라서 열람·등사 요청을 위한 서면 또는 전자문서에 사용목적이 기재되지 않은 경우, 사업시행자 등은 열람·등사 요청에 응하지 않아도 된다고 할 것입니다.